Privacy
verklaring
Identiteit organisatie
Muzix VOF
Oude Steenweg 136
2530 Boechout
info@muzix.be
Contactpersoon: Mieke Van Berendoncks 0486 72 07 43
1. Algemeen
Muzix hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en wil dat uw privacy wordt gerespecteerd. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Muzix houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt in ieder geval met zich mee dat:
• wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn
verstrekt;
• deze doelen en type persoonsgegevens beschreven zijn in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• er geen persoonsgegevens doorgeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
2. Welke gegevens verzamelt MUZIX en voor welk doel
MUZIX verzamelt enerzijds:
* mailadressen van geïnteresseerden die ons per mail contacteren of die bij MUZIX reeds cursussen / workshops / kampen gevolgd hebben. Deze mailadressen worden opgenomen in een interne en besloten mailinglist zodat we af en toe een nieuwsbrief / directe mailing kunnen rondsturen met meer info over onze nieuwe initiatieven. Deze mailinglist is enkel ter inzage van Mieke Van Berendoncks & Steven Verhelst.
MUZIX verzamelt anderzijds:
* contactgegevens (naam, voornaam, adres, geboortejaar, mailadres, telefoonnummers) van deelnemers aan onze cursussen/workshops/kampen, verkregen via correspondentie of via telefoon. Deze gegevens worden per activiteit opgelijst om een duidelijk overzicht te krijgen van onze deelnemers. Het is belangrijk om op een duidelijke en juiste manier te kunnen communiceren met deelnemers (en hun ouders), ook voor het in orde brengen van zaken als verzekering zijn deze gegevens belangrijk.
Het inschrijvingsproces verloopt via BOOKFAST. Dit is een externe dienst waar wij mee samenwerken. Muzix beheert een eigen account op BOOKFAST, deze account is enkel te raadplegen via een wachtwoord. Mieke Van Berendoncks & Steven Verhelst zijn de enigen die met deze account werken en die dan ook het wachtwoord kennen. Lees hier de privacyverklaring van BOOKFAST.
Omdat wij voor de kampen samenwerken met Jeugd en Dans, geven wij van de deelnemers aan een bepaald kamp de naam, geboortejaar en gemeente door aan deze organisatie. Ook Jeugd en Dans heeft een eigen privacyverklaring waarin ze beloven om zorgvuldig om te gaan met de gegevens van deelnemers. Aangezien Jeugd en Dans een door de Vlaamse Overheid erkende socioculturele verenging is, dienen zij per kamp deze gegevens door te spelen aan de bevoegde instantie van de Vlaamse Overheid. Voor elke deelnemer heeft Jeugd en Dans immers recht op subsidies. Omdat Jeugd en Dans door de overheid erkend is, kunnen wij voor de stages ook officiële fiscale attesten afleveren, voor terugbetalingen bij mutualiteiten is dit sowieso ook een voordeel.
Wil je een leuk item uit de webshop bestellen?
Dan vragen we jouw contactgegevens om je op de hoogte te houden over jouw bestelling en om het item uiteraard op het juiste adres te bezorgen. De adresgegevens worden doorgegeven aan de externe partner waar we mee samenwerken. Zij verzorgen uw bestelling verder en hebben een eigen privacyverklaring. We nemen het mailadres ook op in onze mailinglist om jullie op de hoogte te houden van onze andere activiteiten.
Tot slot verzamelt MUZIX ook gegevens van haar personeel (naam, voornaam, adres, leeftijd, rekeningnummer, rijksregisternummer, financiële bijzonderheden) voor de personeelsadministratie en loonverwerking.
3. Toelichting legaliteit gegevensverzameling en bewaartermijn
Deelnemers en geïnteresseerden
MUZIX verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar deelnemers/cursisten juist kan informeren. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Wij hebben niet de intentie om gegevens te verzamelen van deelnemers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen jammer genoeg niet altijd controleren of een websitebezoeker jonger dan 16 jaar is. We raden de ouders aan om betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder toestemming.
Indien iemand geen nieuwsbrief of informatieve mails meer wil ontvangen, kan die zich op alle
momenten uitschrijven hiervoor.
De contactgegevens van deelnemers aan stages/cursussen/lessenreeksen worden enkel gebruikt in aanloop naar en tijdens de stage/cursus/lessenreeks. Zij worden nadien niet meer gebruikt en niet meer verder verwerkt.
Wij kunnen op elk moment gecontacteerd worden met vragen hieromtrent.
Personeel
MUZIX verzamelt en verwerkt de gegevens van haar personeel om te voldoen aan een contractuele verplichting. De gegevens zijn noodzakelijk om een arbeidsovereenkomst te bekomen. Deze worden verkregen van de personeelsleden zelf en worden in discretie bewaard. Voor de kampen worden de gegevens ook doorgegeven aan Jeugd en Dans. Vervolgens zal Jeugd en Dans voor lesgevers van de kampen een contract opstellen tussen Jeugd en Dans en de betrokken lesgever.
Andere (perscontacten…)
MUZIX houdt lijsten bij van contactpersonen van organisaties die van belang kunnen zijn bij de organisatie van evenementen. De meeste gegevens worden door de organisaties in kwestie zelf bezorgd en/of staan ook (al dan niet) indirect openbaar op het internet. Van zodra de gegevens niet meer van toepassing zijn, worden deze uit de lijsten verwijderd.
4. Cookies
Onze website gebruikt functionele cookies en tracking cookies vanuit Youtube.
De functionele cookies zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden.
Daarnaast plaatst Youtube cookies, zodat je de video via een button kunt promoten en delen via social media. Deze cookies zorgen ervoor dat ze jou herkennen wanneer je bent ingelogd. Ook verzamelen zij hiermee gegevens over de pagina die je deelt en bezoekt. Voor meer informatie over de gegevens die YouTube verzamelt, verwijzen wij naar de privacyverklaring van YouTube.
Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Hier vind je meer informatie.
5. Wie zijn de ontvangers van de gegevens
Alle gegevens worden zorgvuldig bewaard in een beveiligde omgeving. De verwerking en raadpleging gebeurt door Mieke Van Berendoncks.
6. Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
• het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (Sendinblue);
• het verzorgen van online betalingen (Mollie);
• het verzorgen van bestellingen van items uit de webshop (Uw textiel bedrukken);
• het verzorgen van inschrijvingen via Bookfast;
• het verzorgen van uw verzekering: de verzekeringsmaatschappij zal de gegevens van een verzekerde krijgen in geval van een ongeval of burgerlijke aansprakelijkheid;
• loonverwerking: het sociaal secretariaat ontvangt de gegevens van het personeel teneinde de loonverwerking op een gepaste manier uit te voeren;
• het ondersteunen van ons kampaanbod (samenwerking met Jeugd en Dans als overkoepelende vereniging).
Met deze partijen (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
7. Minderjarigen
MUZIX verzamelt, verwerkt en raadpleegt alle gegevens vanuit een gerechtvaardigd belang, opdat zij haar deelnemers/cursisten juist kan informeren. Alle gegevens worden verkregen van de betrokkene in kwestie. Wij hebben niet de intentie om gegevens te verzamelen van deelnemers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen jammer genoeg niet altijd controleren of een websitebezoeker jonger dan 16 jaar is. We raden de ouders aan om betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder toestemming.
8. Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens MUZIX van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van
persoonsgegevens.
9. Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, recht op kopie en recht op correctie of verwijdering van de
persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren. Om uw identiteit te controleren, vragen wij u om een kopie van uw identiteitskaart mee te sturen. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat. Tevens kunt u bezwaar (verzet) indienen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
10. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Privacy Commissie, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming.
11. Wijziging privacyverklaring
MUZIX kan haar privacyverklaring wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 5 december 2020. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen. Stuur ons een e-mail als u deze wilt raadplegen.